Reglas Internas

Archivo de la Hermandad

En esta sección se describen las normas internas, que rigen en el manejo del archivo documental de la Real Hermandad del Rocío de Punta Umbría.

FINALIDAD

  • El Archivo de la Real Hermandad del Rocío de Punta umbría es un conjunto de libros y documentos, acumulados en el devenir del tiempo en la tramitación de los asuntos relacionados con la administración, gobierno y vida de la hermandad, que serán conservados en lugar habilitado al efecto para su consulta con fines de investigación, si procediera, o para referencia de la propia Hermandad, constituyendo su más fiel testimonio y fuente histórica.

ORGANIZACIÓN

  •  Las funciones de custodia y organización del Archivo de la Hermandad es atribuibles al Archivero, que su deber es reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar sus documentos.
  • La Hermandad acondicionará, un espacio destinado al Archivo, debiendo reunir las condiciones para la correcta conservación de su contenido.
  • El archivero podrá catalogar todos los fondos con la ayuda de personas entendida en la materia
  • Los fondos de la hermandad estará en un lugar seguro y cerrado con llave.
  • Debido a que muchos documentos y fotos de la hermandad están en manos privadas , se le mandara una carta anual a todos los hermanos para que en horario de secretaria se pasen por la casa de Punta Umbría para escanear estos documentos y no se pierdan.
  • La llave del archivo estará en mano del archivero que se encargara de abrir el archivo cuando se quiera consultar algún documento.
  • Los documentos no se pueden sacar de la casa de la Hermandad
  • Solo podrá salir algunos documentos para ser expuesto en exposiciones
  • El archivo tendrá una mesa y un ordenador para ser catalogado y consultado.
  • Todos los documentos de la hermandad serán sellados para que no se pierdan
  • El archivo de la hermandad tendrá un sello propio

HORARIO

  • El archivo tendrá un horario por determinar por la junta directiva

FUNCIONES DEL ARCHIVERO

  • El responsable del archivo es el archivero, cargo que podrá ostentar un miembro de la junta por el tiempo del mandato de cada Junta de Gobierno. Las funciones del Archivero son las siguientes:
  • a). La custodia del patrimonio documental de la Hermandad, depositado en el archivo donde deben conservarse todos los documentos generados o recibidos en cualquier época por la Hermandad en el transcurso de las actividades o tareas que le son propias.
  • b). Facilitar el acceso a los libros y documento de forma libre y gratuita, a cuantos hermanos y particulares muestren un interés personal, investigador o académico, habilitando un horario a tal efecto.
  • c). Llevar un Libro de Registro en el que quedarán asentados los nombres de los usuarios del archivo, figurando su identificación personal, el motivo de la consulta y los documentos consultados.
  • d). Incorporar anualmente al archivo los documentos gestionados por la hermandad.
  • e) Confeccionar los instrumentos de descripción necesarios, como índices e inventarios, que permitan la localización y consulta de los documentos.
  • Siempre que se abra el archivo el archivero estará presente o un miembro de la junta directiva que vigile toda la documentación que se va a consultar.

RESPONSABILIDAD DE LOS LIBROS Y DOCUMENTOS

  • Se considerará como responsable de la custodia de los libros y documentos de la Hermandad durante el año a cada uno de la Junta de Gobierno en cuanto le competa su tenencia y conservación de acuerdo con nuestras Reglas Internas.
  • Finalizado cada ejercicio anual cada responsable hará entrega al Archivero de los libros y documentos correspondientes cuya custodia le corresponde por razón de su cargo.

LIBROS, DOCUMENTOS HISTORICOS Y RESERVADO DE LA HERMANDAD

  • Los libros y documentos de la hermandad será considerado histórico pasado diez año de antigüedad
  • Todos los libros y documentos de la hermandad será considerado reservado, con el fin de prevenir su buen uso, y el derecho a la intimidad de los hermanos que pudieran verse afectado por los mismos. En cualquier caso los datos personales de los hermanos, en el censo, archivos o listados de la Hermandad solo podrán ser utilizado para los fines de la hermandad.

ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO

  • La administración del Archivo corresponderá igualmente al Archivero y supone el conjunto de trabajos dirigidos al estudio de los documentos con fines históricos-culturales y de investigación. –
  • El Archivero elaborará un presupuesto anual

NUEVAS TECNOLOGIAS

  • El Archivo será informatizado guardando siempre que los archivos digitales creados ofrezcan suficiente garantías de que sea inalterable y autentico.
  • La custodia de este sistema correrá a cargo del Archivero, el cual velará por la realización de un mínimo de dos copias de seguridad semestrales del contenido de los equipos informáticos.
  • El archivo tendrá un apartado en la página web de la Hermandad